Mẫu phiếu lương cho nhân viên file Word, Excel mới nhất

1. Mẫu phiếu lương cho nhân viên là gì?

Theo quy định tại khoản 3 điều 95 Bộ Luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương (phiếu lương) cho người lao động.

Theo đó, phiếu lương là mẫu bảng lương thể hiện thu nhập cá nhân hàng tháng của người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).

Mẫu phiếu lương thường được gửi cho người lao động kèm theo tiền lương thanh toán dưới 02 dạng:

– Phiếu lương dưới dạng file mềm

– Phiếu lương dưới dạng file excel hoặc file word

Mẫu phiếu lương được sử dụng rộng rãi trong các công ty. Giúp bộ phận kế toán và hành chính giải trình bảng lương của nhân viên một cách rõ ràng và minh bạch nhất có thể. Thông thường, phiếu lương được đi kèm trong ngày trả lương. Có thể bằng tiền mặt hoặc  tài khoản ngân hàng. Phiếu lương nhằm liệt kê chi tiết những ảnh hưởng đến mức tiền lương của mỗi người.

Phiếu lương cần ghi rõ các thông tin về: họ tên nhân viên, phòng ban, số ngày công, ngày nghỉ bù, ngày nghỉ không tính phép, ngày nghỉ hưởng lương, ngày nghỉ tính phép và mức lương của nhân viên đó. Trong số tổng tiền lương cần ghi rõ mức lương cơ bản, lương hiệu quả, lương làm thêm giờ và các khoản cộng lương, trừ lương khác.

2. Tại sao cần lập phiếu lương nhân viên?

Phiếu lương là tài liệu quan trọng giúp nhân viên nắm được thông tin liên quan đến quyền lợi, lợi ích của mình được hưởng và là căn cứ để nhân viên tự kiểm tra, đối chiếu các chính sách về tiền lương, chế độ mà mình nhận được với thực tế thời gian, công sức lao động bỏ ra. Bên cạnh đó xác định xem các hệ thống trả lương của công ty có tuân thủ các quy định của pháp luật hay không.

Với doanh nghiệp, việc lập phiếu lương cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi bảng lương, kiểm soát vấn đề thanh toán tiền lương cho nhân viên. Mặt khác, nếu một công ty không thường xuyên gửi phiếu lương cho các nhà quản lý trình duyệt và gửi cho nhân viên để nắm bắt được tiền lương của mình, điều này sẽ dẫn đến nguồn tài chính không minh bạch, không rõ ràng, gây bức xúc và tranh chấp trong nội bộ công ty.

Với sự trợ giúp của bảng lương giúp cho đơn vị, tổ chức biết được tình hình kinh tế hiện tại để thực hiện chính sách tăng giảm lương phù hợp.

3. Thông tin cần có trong mẫu Phiếu lương nhân viên:

Mẫu phiếu lương nhân viên công ty thường được thiết kế trên file mềm như Word hay Excel. Đặc điểm chung của các mẫu phiếu này bao gồm 03 phần: Phần đầu, phần nội dung và phần kết Thúc. Các thông tin cần có trong mỗi phần là như sau:

‐ Phần mở đầu:

• Thông tin: cần thể hiện tên doanh nghiệp, logo, địa chỉ, phòng ban cấp văn bản. Đây là thông tin cần thiết để xác mình tính xác thực của mẫu phiếu lương.

• Ngày cấp/xuất phiếu lương

• Đơn vị tiền tệ được đề cấp trong mẫu Phiếu tính lương

‐ Phần nội dung:

• Họ tên người nhận phiếu

• Phòng ban làm việc

• Số ngày công làm việc của người lao động

• Số ngày nghỉ bù

• Số ngày nghỉ không tính phép

• Số ngày nghỉ được hưởng lương

• Số ngày nghỉ được tính phép

• Mức lương của nhân viên

• Số mức lương cơ bản của người hưởng lương

• Lương hiệu quả

• Lương làm thêm giờ

• Các khoản công trừ tiền lương

• Ghi chú giải thích các khoản công trừ tiền lương

‐ Phần kết thúc:

• Thông tin của người lập phiếu

• Con dấu công ty hoặc chữ ký của người chịu trách nhiệm chi trả

• Thông tin phòng ban hoặc người sẽ giải quyết các vấn đề nếu nhân viên có thắc mắc

4. Mẫu phiếu lương cho nhân viên file Word, Excel mới nhất:

Mẫu 1:

Mẫu 2:

Mẫu 3:

PHIẾU LƯƠNG THÁNG…………..

Kính gửi: Anh/ Chị…………………

Ghi chú:

1.Số giờ LÀM THÊM > số giờ ĐI TRỄ: Lấy số giờ làm thêm – số giờ đi trễ, còn lại tính công làm thêm.

2. Số giờ ĐI TRỄ > Số giờ LÀM THÊM: Lấy số giờ làm thêm – số giờ đi trễ. Số giờ đi trễ còn lại tính hệ số 1 (Công bình thường).

3. Thưởng chuyên cần: Trong tháng làm đầy đủ số ngày công phát sinh, nghỉ có phép theo quy định l, không đi trễ – về sớm, không nghỉ quá 1 ngày phép/tháng (SAU THỬ VIỆC).

4. Phần tiền lương, tiền công trả cao hơn do phải làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ chỉ được miễn thuế phần tiền lương, tiền công chênh lệch > phần tiền lương tiền công tính theo ngày làm việc bình thường.

Mẫu phiếu lương cho nhân viên bằng tiếng anh

5. Hướng dẫn cách lập phiếu lương cho nhân viên:

Phiếu lương là một tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Phiếu lương không chỉ thể hiện mức thu nhập của nhân viên mà còn là cơ sở để tính thuế, bảo hiểm và các khoản phụ cấp khác. Để lập phiếu lương cho nhân viên, bạn cần thực hiện các bước sau:

– Bước 1: Xác định các thành phần của phiếu lương. Theo quy định của pháp luật, phiếu lương phải có các thông tin sau: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại; tên nhân viên, mã nhân viên, chức vụ, bộ phận; thời gian làm việc trong tháng; tổng thu nhập; các khoản khấu trừ (thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp); tổng thu nhập thực tế; chữ ký của người lập và người nhận phiếu lương.

– Bước 2: Tính toán các khoản thu nhập và khấu trừ. Bạn cần dựa vào hợp đồng lao động, bảng lương và các quyết định về thưởng, phụ cấp để tính toán tổng thu nhập của nhân viên. Sau đó áp dụng các quy định về thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm để tính toán các khoản khấu trừ. Bạn cũng cần xem xét các trường hợp miễn giảm thuế hoặc bảo hiểm theo quy định.

– Bước 3: Lập phiếu lương theo mẫu. Bạn có thể sử dụng các phần mềm kế toán hoặc các mẫu phiếu lương có sẵn trên mạng để lập phiếu lương cho nhân viên. Cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin vào phiếu lương và kiểm tra lại tính toán. Tiếp theo in ra phiếu lương và ký tên xác nhận.

– Bước 4: Gửi phiếu lương cho nhân viên. Có thể gửi phiếu lương cho nhân viên qua email hoặc trực tiếp. Cần đảm bảo rằng nhân viên nhận được phiếu lương và hiểu rõ các khoản thu nhập và khấu trừ. Bên cạnh đó nên giải quyết các thắc mắc hoặc khiếu nại của nhân viên về phiếu lương một cách kịp thời và công khai.

Có nhiều cách để tạo phiếu lương cho nhân viên, nhưng phổ biến nhất là sử dụng Excel.

Excel là một phần mềm có tính năng tính toán và biểu diễn dữ liệu mạnh mẽ, giúp cho việc lập phiếu lương trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Có hai cách chính để tạo phiếu lương bằng Excel: kết hợp Word và Excel hoặc sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Cách thứ nhất là thiết kế mẫu phiếu lương trên Word, sau đó nhập dữ liệu từ Excel vào Word bằng cách sử dụng chức năng Mail Merge. Cách thứ hai là thiết kế mẫu phiếu lương trên Excel, sau đó sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu và điền dữ liệu từ bảng chấm công vào mẫu phiếu lương.